雖然每一間公司都是必須擁有一部打印機，但其實無需買入一部打印機，現時有公司提供打印機租借服務，提供彈性的打印計劃。而這些租借服務是如何運作，又是如何降低公司在硬件配置上的成本？其實公司除了要付上置入打印機的費用外，更要長期買入消耗品如紙張、墨水等。
而一站式的租借打印機便是為公司全面管理有關打印的事宜，主要是照限額收費，只要每月不會超過打印限額，便可用合符成本的價錢來處理公司的打印。而且，租借打印機方案更會包含消耗品的補及，令公司可以節省買入大量消耗品的成本。另外，其實對不少公司而言，現時大多會將文件電子化，而日常的打印需求已大大減少，所以租借打印機更為合符成本。
不少公司都依賴網絡及雲端等技術工作，但沒有僱用專業IT人員。如果遇上科技上的問題難免會手忙腳亂，嚴重更可能會有所損失。所以，現時的IT 解決方案便是為此情況而設，他們的性質類似外判，當公司遇上硬件或軟件問題時，他們便會為了解決。而IT 解決方案的費用比起僱用IT人員來得低，所以如果不是長期需要IT人員，都可以選擇使用IT 解決方案。