有些人可能未必有太多機會接觸彩色 影印機 或雷射打印機，初次在職場操作時難免不知所措。最基本方法是看看公司的彩色影印機 機身上的型號。上網找找對應的說明書。理論上問同事會較好，可是小編經驗是不少辦工室的說明書往往已丟至不知何處，還被對方奚落說這麼簡單也不懂。如果看不到機身型號，可以上網看看該品牌有無對應的 IT 技術支援，多數IT技術支援 服務都樂於回答簡單問題，例如告訴你如何找到機身型號，電子版說明書如何下載等等。
純粹彩色影印很易搞懂，可是一旦要掃瞄圖檔給上司，或者將圖檔轉存成其他格式，有甚麼要注意？雷射打印機上限輸出解析度是600dpi 至1200dpi，然而這是碳粉打印在紙張上的密度，跟屏幕解像度是兩回事。人眼可辨識的最大屏幕解像素度大概在300-400dpi左右，再高打印質素也不會有顯著提升，掃瞄檔案時以300dpi作基準是相當穩妥了。
印刷廠採用TIFF格式儲存圖檔，可是TIFF太大不方便瀏覽，可以使用PNG作貯存格式。萬一遇上畫質差劣的圖片(例如受whatsapp壓縮過的相片)，打印出來「起渣」怎麼辦？最好固然是向對方索取原圖或更高解像度的圖片，如無法取得，網絡上有些image enhance 雲端服務，可以將圖片的解析度放大4倍甚至更多，部份是免費，記住這是最後手段，萬勿隨便亂用。